Lunedì 28 Novembre scorso si è svolta a Roma l’edizione annuale della nuova fiera del Project Management, la PMexpo 2016, una rassegna di nicchia che ha tuttavia puntato i riflettori su di un settore sconosciuto ai più.

In soldoni, e molto alla buona, potremmo definire il Project Management come l’applicazione contemporanea di conoscenze specifiche, capacità, mezzi e tecniche atti a portare a termine con successo le attività necessarie per raggiungere gli scopi di un determinato progetto.

In effetti, un “progetto”, inteso in senso lato, è uno sforzo produttivo temporaneo, con carattere di unicità, utile a creare un prodotto, un servizio o un risultato prima non esistente.
Un progetto è temporaneo nel senso che deve avere un inizio ed una fine programmati e ben delineati nelle tempistiche effettive da rispettare, ed in relazione ad essi uno scopo ben definito e raggiungibile, in base a risorse adeguate.
Un progetto ha anche carattere di unicità perché non è un compito di routine, ma piuttosto una specifica sequenza di operazioni designate a raggiungere un singolo obiettivo estemporaneo; per cui, solitamente, un team che lavora ad un progetto include persone che normalmente non lavorano insieme, addirittura esperte in diversi campi dello scibile, provenienti da differenti organizzazioni e/o da multiple aree geografiche.

Ad esempio, possiamo considerare un progetto lo sviluppo di un software specifico (con caratteristiche diverse da quelle dei software già esistenti) da utilizzare con una finalità ben determinata, come può essere il miglioramento di un processo commerciale; oppure la costruzione di un edificio o di un ponte con caratteristiche peculiari; gli interventi di bonifica dopo un disastro naturale; un programma di espansione delle vendite in un nuovo mercato geografico… ecc…

Tutte le situazioni precedentemente citate racchiudono uno sforzo produttivo “una tantum” che deve essere guidato con esperienza per raggiungere il risultato previsto nei tempi, nei modi, nei limiti di budget richiesti dall’organizzazione che se ne fa promotrice.
E questo è proprio ciò che si propone il Project Management (…abbreviato in PM).

PMexpo è, ad oggi, la rassegna più importante a livello nazionale di prodotti e servizi per il Project Managament; nata nel 2011, costituisce il palcoscenico d’elezione ove vengono presentate tutte le ultime innovazioni e ritrovati tecnologici relativi a questo particolare aspetto della progettualità.

L’occasione del PMexpo 2016, con la nuova collocazione degli stand nella location del quartiere EUR di Roma, presso l’Auditorio Massimo di Via Massimiliano Massimo

si è rivelata ricca di interventi calzanti. Seguito qualche panel, alcuni come sempre interessanti, altri un po’ più ponderosi, abbiamo puntato direttamente alla presentazione del PM BoG.

In effetti, noi eravamo presenti perché, occupandoci di software, videoludismo ed edutainment, non potevamo certamente mancare alla presentazione di un “gioco” sul Project Management, il PM BoG (Project Management Body of Game), un nome che solo gli addetti ai lavori possono interpretare, dato che si rifà al PM BoK (Project Management Body of Knowledge), una guida pubblicata fin dal 1987 dal Project Management Institute (PMI) e ri-aggiornata nel corso degli anni, che manifesta l’intento di documentare e standardizzare le pratiche comunemente accettate di Project Management.

L’idea alla base di PM BoG nasce dal fatto che molte comuni attività che noi intraprendiamo possono essere rivisitate con un approccio tipico del PM: gli esempi che vanno per la maggiore sono i viaggi, i traslochi o i matrimoni. Ed è proprio quest’ultima la metafora che è stata utilizzata da AccessPoint, una cooperativa sociale onlus romana attiva nel campo dell’Information Technology, che ha sviluppato la release di cui vi parliamo.

Il panel di presentazione ha permesso ai presenti di capire meglio lo spirito che ha portato alla realizzazione del PM BoG e come il developer sia riuscito ad inserire la propria realizzazione software nella struttura di un progetto (gestito secondo le più severe regole del Project Management).
Abbiamo perciò appreso il significato di parole nuove come PRINCE2 (…un metodo che descrive un approccio strutturato al Project Management, attraverso procedure per coordinare persone e attività in un progetto, sul come progettare e supervisionare il progetto stesso, e sul cosa fare se il progetto ha bisogno di aggiustamenti e se non si sviluppa come pianificato), Agile PM (…un diverso metodo per rispondere ad ambienti e contesti turbolenti, alta instabilità dei requisiti, a progetti di durata breve, e pensato soprattutto per gruppi di lavoro di piccole dimensioni), System Dynamics (…modelli che forniscono un approccio sistematico al Project Management per la risoluzione delle problematiche strategiche), ecc…

Più nello specifico, PM BoG è strutturato a turni e pone il giocatore nei panni di un Project Manager (…per la precisione un aspirante “wedding planner”) che deve portare a compimento una “missione impossibile”: far sposare una coppia in 24 settimane.

La cosa non appare complessa, ma solo in teoria: nella pratica, gli imprevisti sono sempre in agguato e la release di AccessPoint, che si presenta come un “edugame” (…cioè un software risultante da un mix di simulazione videoludica ed insegnamento), ne è davvero ricca

Dopo un avvio semplice, che per ogni settimana permette di pianificare le azioni da portare a termine (location, anelli, addobbi, documenti, ecc…), le cose rapidamente si complicano. Documenti che non arrivano, sacerdoti che saltano la funzione per andare al derby, fotografi arrestati per pedofilia, ecc… sono solo alcuni degli ostacoli che si pareranno lungo la strada del giocatore.

Per rendere più vario il software è stata inserita anche una componente empatica che richiede al giocatore di intervistare le coppie, per capire a quale categoria appartengano.
Si tratta di una semplice ramificazione di risposte, che tuttavia fa riflettere il player sulla domanda fondamentale: “in fondo, gli sposi cosa vogliono?”.

PM BoG propone all’utilizzatore un’esperienza di tipo ludico; tuttavia, mentre lo si usa, alcuni piccoli indizi lasciano intuire che si sta “lavorando”. Si tratta di indizi “sommersi”, inconsci, ma comunque presenti. Alla fine, si sono appresi concetti basilari del Project Management che fino a due ore prima risultavano ignoti, concetti come la gestione del rischio, elementi del triangolo del PM (budget, qualità, tempo), tutte cose che con un poco di attenzione già si è in grado di fare, ma nel gioco sono state codificate secondo le regole del PM, quindi inserite in un contesto più rigoroso.

Insomma, con PM BoG, anche mentre si gioca si apprende… Il software si pone come strumento di supporto alla formazione frontale di un docente, e alla fine rende bene, diverte, e soprattutto non stanca (…in fondo, si tratta solo di un paio d’ore passate a giocare ad un edugame).

Con il senno di poi, cioè dopo averlo provato, PM BoG è molto lontano da una simulazione classica, e raggiunge in pieno il suo scopo, cioè rendere avvezzo l’utilizzatore finale ai principali concetti del Project Management.